Le droit individuel à la formation, plus communément appelé DIF, s’ancre peu à peu dans la
vie quotidienne des entreprises et des salariés. Pour autant, le raz de marée redouté cette année, sixième année du dispositif, et donc année à partir de laquelle les droits sont plafonnés, n’a
pas eu lieu. En 2008, la Cour des comptes avait chiffré à 77 milliards d’€ le coût engendré par l’utilisation simultanée de toutes leurs heures de DIF par l’ensemble des salariés. Mais, en fait,
l’utilisation du DIF par les salariés reste encore très faible. Même les stratégies incitatives mises en place par certaines entreprises ne suscitent pas l’engouement.
Il est vrai que ce droit est fortement encadré. S’il s’agit d’une formation à l’initiative du salarié, le choix est largement restreint par les priorités définies par les branches et les
entreprises. En outre, le départ en formation est conditionné à l’accord de l’employeur.
Nous détaillons ici les conditions d’acquisition du DIF et les modalités d’utilisation des droits.
Nous consacrerons un prochain bulletin à la portabilité du DIF, mécanisme qui permet au salarié l’utilisation de ses droits après la rupture du contrat de travail, pendant la période de chômage
ou chez un nouvel employeur.
1 LES CONDITIONS D’ACQUISITION DU DIF
L’acquisition du DIF est encadrée par le Code du travail. Néanmoins, la loi laisse une large marge de manœuvre à la négociation collective concernant le DIF. Il est donc impératif de vérifier si
l’accord de branche ou d’entreprise applicable prévoit des dispositions particulières en la matière.
Qui sont les salariés concernés ?
Dans le secteur privé, le DIF est accessible aux personnes titulaires d’un contrat de travail (sont donc exclus les non-salariés), à savoir :
– aux salariés en CDI qui justifient d’une ancienneté d’au moins un an dans l’entreprise (C. trav., art. L. 6323-1 et D. 6323-1), qu’ils soient à temps complet ou à temps
partiel ;
– aux salariés en CDD qui justifient d’une ancienneté d’au moins quatre mois consécutifs ou non au cours des 12 derniers mois (C. trav., art. L. 6323-3 et D. 6323-1). L’ancienneté
s’apprécie au sein de la même entreprise, sans prise en compte des périodes d’emploi du salarié dans d’autres entreprises (Rép. min. n° 76590, JOAN 1er mars 2011,
p. 2077) ;
– aux salariés en CUI (contrat unique d’insertion), les conditions d’ancienneté requises dépendant de la nature, CDD ou CDI, de leur contrat (v. Circ. DGEFP n° 2005/24 du 30 juin
2005) ;
– aux travailleurs intermittents dans les mêmes conditions que les autres salariés. Les périodes non travaillées sont en effet assimilées à des périodes travaillées pour l’acquisition des
droits liés à l’ancienneté (C. trav., art. L. 3123-36) ;
– aux VRP(Rép. min. n° 13688, JOAN 2 mars 2010) ;
– les salariés du particulier employeur (Accord du 4 février 2008, étendu par arrêté du 7 juillet 2008).
La loi exclut expressément du bénéfice du DIF :
– les salariés en contrat d’apprentissage ;
– les salariés en contrat de professionnalisation(C. trav., art. L. 6323-1).
Toutefois, s’agissant d’un contrat de professionnalisation conclu sous forme de CDI, on peut considérer que l’acquisition des droits débute avec la fin de l’action de professionnalisation.
→ À noter : certaines branches prévoient des conditions d’ancienneté particulières. On retiendra par exemple le cas des travailleurs temporaires (v. encadré page suivante).
À combien d’heures de DIF le salarié a-t-il droit ?
20 heures par an
La loi prévoit que le salarié acquiert chaque année un crédit de 20 heures au titre du DIF(C. trav., art. L. 6323-1).
Les droits acquis chaque année peuvent être cumulés sur une durée de six ans. Au terme de cette période, et à défaut d’utilisation, ils restent plafonnés à 120 heures(C. trav., art.
L. 6323-5).
Mais une convention ou un accord collectif interprofessionnel, de branche ou d’entreprise peuvent prévoir un crédit d’heures annuel supérieur à 20 heures par an (C. trav., art. L. 6323-1).
De même, une convention ou un accord de branche ou d’entreprise peuvent fixer un plafond supérieur à 120 heures sur six ans (C. trav., art. L. 6323-6). L’accord peut par exemple prévoir une
majoration progressive des droits en vue de fidéliser les salariés.
→ À noter : certaines branches et entreprises vont au-delà des 20 heures par an et du plafond de 120 heures : 42 heures dans les missions locales et PAIO ; 21 heures pour les
gardiens et concierges, avec un plafond de 126 ; 22 heures dans la pâtisserie ; 24 heures dans la boucherie-charcuterie, avec un plafond de 144 heures ; 22 heures de DIF par an
chez Capgemini avec un plafond de 132 heures.
Quid des salariés à temps partiel ?
Les salariés bénéficient de droits à DIF calculés prorata temporis, c’est-à-dire en fonction de la durée de travail inscrite dans leur contrat, rapportée à la durée de travail légale ou
conventionnelle (C. trav., art. L. 6323-2). Le cumul des droits reste limité à 120 heures, ce qui revient à permettre une capitalisation du DIF sur plus de six ans pour les salariés à temps
partiel.
→ À noter : l’accord applicable dans le secteur de la papeterie prévoit que pour un temps partiel au moins égal à 80 % de la durée légale du travail, le calcul du DIF suit les
mêmes règles que pour les salariés à temps plein.
Quelle est la période de référence ?
Le Code du travail définit une périodicité annuelle d’acquisition des droits, mais ne délimite pas cette période. La majorité des accords de branche optent pour le cadre de l’année civile, les
droits étant ainsi acquis au 1er janvier de chaque année. D’autres accords calculent la période de référence à partir de l’entrée en vigueur de la loi du 4 mai 2004, le 7 mai 2004
(dans ce cas, la période de référence court du 7 mai de l’année N au 6 mai de l’année N + 1). Autre option : adopter une période permettant d’harmoniser les périodes de référence
pour la gestion des différents droits : durée du travail, congés payés, etc.
La capitalisation des heures de DIF s’effectue à terme échu. Toutefois, un accord collectif de branche ou d’entreprise peut prévoir un mode d’acquisition plus favorable : soit en début de
période, soit au fur et à mesure de périodes inférieures à l’année (trimestre, semestre, voire mois).
Comment calculer les droits du salarié récemment embauché ?
Sauf dispositions conventionnelles plus favorables, le salarié n’a pas de droit à DIF l’année de son embauche, car il ne justifie pas d’une année de présence. La deuxième année, ses droits sont
calculés prorata temporis compte tenu de la durée entre la date anniversaire de son embauche et le terme de la période d’acquisition des droits.
→ À noter : certains accords collectifs prévoient un calcul du DIF au prorata de son ancienneté dès la première année d’embauche. Ainsi, dans la métallurgie, un salarié qui a six mois
d’ancienneté en fin de période disposera de dix heures de formation au titre du DIF.
Quel est l’impact des congés et absences ?
Pour le calcul des droits à DIF, la période d’absence du salarié est intégralement prise en compte s’il s’agit d’un congé de maternité, d’adoption, de présence parentale, de soutien familial ou
d’un congé parental d’éducation (C. trav., art. L. 6323-2).
→ À noter : la loi ne précise pas si cette liste est limitative ou si les autres périodes de suspension doivent être prises en compte dans le calcul des droits acquis. Il semble plus
prudent de prendre en compte les périodes de congé maladie dans ce calcul. Au contraire, congé sabbatique, congé sans solde, congé pour création d’entreprise et période de chômage partiel sont le
plus souvent exclus du calcul du DIF par les accords collectifs.
Les droits acquis peuvent-ils être perdus ?
Une fois le plafond de 120 heures atteint, le compteur est bloqué et le salarié n’acquiert plus de droits. Tant que les heures ne sont pas utilisées, celles qui auraient été acquises les années
suivantes sont donc perdues. Si un salarié décide de ne pas utiliser son DIF, il ne peut pas demander de compensation financière à son employeur au titre des heures non utilisées. Il ne sera
indemnisé de la perte de chance d’utiliser son DIF que s’il démontre qu’il a été mis dans l’incapacité de les utiliser.
Doit-on informer les salariés de leurs droits à DIF ?
L’employeur a l’obligation d’informer ses salariés, y compris s’ils sont en CDD, au moins une fois par an et par écrit du total des droits acquis au titre du DIF (C. trav., art. L. 6323-7).
Le plus souvent, le compteur DIF est intégré au logiciel de paie et donc à la fiche de paie. Mais ce mode d’information n’est pas impératif.
En outre, la loi n’impose pas de moment particulier pour informer individuellement les salariés, sauf en cas de rupture du contrat de travail (v. page 4). Cependant, pour que cette information
soit utile, il semble qu’elle doive intervenir au terme de la période de référence, en cohérence avec la date d’ouverture de nouveaux droits. Certains accords collectifs précisent la forme et le
moment de cette information.
2 DE LA DEMANDE DU SALARIÉ AU DÉPART EN FORMATION
La mise en œuvre du DIF relève de l’initiative du salarié, mais le choix de la formation est fait en accord avec l’employeur
Quelles formations peut-on suivre au titre du DIF ?
Le salarié doit choisir sa formation en fonction des priorités définies par les partenaires sociaux. Les accords de branche ou d’entreprise, ou à défaut, les accords constitutifs d’un Opca
interprofessionnel, peuvent en effet définir des priorités pour les actions de formation mises en œuvre dans le cadre du DIF (C. trav., art. L. 6323-8, al. 1).
À défaut d’accord, la formation doit relever des actions définies par la loi comme éligibles au DIF, à savoir (C. trav., art. L. 6323-8, al. 2) :
– les actions visant une promotion professionnelle (C. trav., art. L. 6313-1) ;
– les actions d’acquisition, d’entretien ou de perfectionnement des connaissances (C. trav., art. L. 6313, 6°) ;
– les actions de qualification visant l’acquisition de qualifications qui sont soit enregistrées au RNCP (répertoire national des certifications professionnelles), soit reconnues dans les
classifications de branche, soit par un certificat de qualification professionnel (C. trav., art. L. 6314-1).
→ À noter : la définition des priorités dans les accords prend des formes diverses allant de la liste précise des actions prioritaires à la désignation du type de formation prioritaire.
Les accords peuvent aussi prévoir un abondement des droits à DIF en cas de choix de certaines formations. De plus, les accords peuvent définir des publics prioritaires, comme les salariés
handicapés, les jeunes, les seniors ou ceux qui n’ont pas bénéficié d’une formation depuis plusieurs années.
VAE, bilan de compétences et professionnalisation
La loi ne prévoit expressément la possibilité de mobiliser le DIF pour bénéficier d’une VAE (validation des acquis de l’expérience) ou d’un bilan de compétence que dans le cadre de la portabilité
du DIF et donc de la rupture du contrat de travail (C. trav., art. L. 6323-17). Néanmoins, en pratique, de très nombreux accords incluent ces deux dispositifs au nombre des actions de
formation prioritaires au titre du DIF.
Par ailleurs, le DIF peut être utilisé pour accomplir une période de professionnalisation.
Quel est le pouvoir de l’employeur en la matière ?
Outre la négociation d’accord d’entreprise fixant les actions prioritaires, rien interdit à l’employeur d’inciter les salariés dans leur choix, notamment en leur proposant un catalogue de
formation. Il peut ainsi les guider de manière individualisée vers des formations liées à leur parcours de formation et à leur parcours professionnel, en cohérence avec les axes définis par le
plan de formation.
Certaines entreprises ont intégré la question du DIF dans les thèmes abordés lors de l’entretien professionnel consacré à la formation.
→ À noter : rappelons que l’entretien professionnel de formation mentionné ci-dessus ne s’impose que dans les entreprises entrant dans le champ de l’ANI relatif à la formation du
5 décembre 2003 (Art. 1-1) et repris par l’accord consolidé du 5 octobre 2009 en cours d’extension. Le salarié doit en bénéficier au moins une fois tous les deux ans.
La formation peut-elle être réalisée en interne ?
Tant qu’elle est bien éligible au DIF, l’action de formation peut être réalisée en externe, mais aussi en interne, chez l’employeur.
Demande, acceptation ou refus du DIF
Demande du salarié
L’initiative de la demande de formation au titre du DIF appartient au salarié(C. trav., art. L. 6323-9).
La loi ne fixe ni les modalités, ni le contenu de cette demande. Mais certains accords de branche prévoient en détail la procédure que doit suivre le titulaire du droit pour effectuer cette
demande (formulaire, lettre recommandée, délai avant le début de la formation, désignation de l’organisme de formation, etc.).
En l’absence de telles précisions, il est conseillé, pour des raisons de preuve, que le salarié fasse une demande par LRAR ou lettre remise en main propre, suffisamment à l’avance et de façon
suffisamment précise (formation, date et coût).
L’acceptation
À compter de la réception de la demande du salarié, l’employeur dispose d’un délai d’un mois pour lui notifier sa réponse (C. trav., art. D. 6323-2).
Lorsque l’employeur accepte la demande du salarié, l’accord entre les parties doit être arrêté par écrit(C. trav., art. L. 6323-9). Ces accords se matérialisent de différentes façons en
fonction des entreprises, mais le document contient logiquement les informations relatives à : l’identification des parties, et de l’organisme de formation ; la formation choisie, sa
durée et le moment où elle sera effectuée.
L’acceptation peut aussi être tacite. En effet, l’absence de réponse dans le délai d’un mois vaut acceptation du choix de l’action de formation (C. trav., art. L. 6323-10).
→ À noter : rien interdit de formaliser la demande et l’accord du salarié simultanément lors de l’entretien professionnel.
Le refus
L’employeur a la possibilité de refuser la demande de son salarié (sauf s’il s’agit d’un salarié de plus de 50 ans, en application de l’accord du 13 octobre 2005 sur l’emploi des
seniors).
En l’absence de précision légale, les accords de branche ou d’entreprise peuvent déterminer les modalités de ce refus et notamment sa forme (ex : un écrit motivé).
En présence d’un refus, le salarié peut renouveler sa demande. Si celle-ci est refusée pendant deux exercices civils consécutifs, le salarié a droit à une prise en charge prioritaire au titre du
CIF (congé individuel de formation).
Cette prise en charge est conditionnée au fait que la formation corresponde aux priorités et aux critères définis par l’Opacif concerné (C. trav., art. L. 6323-12).
→ À noter : lorsqu’il souhaite faire une demande de CIF du fait du refus de son DIF, le salarié doit demander au préalable par écrit à son employeur une autorisation d’absence. En vertu
du droit commun applicable au CIF, l’employeur pourra reporter le départ en formation pour motif de service ou d’effectif simultanément absent. Lorsque le dossier de demande de prise en charge du
CIF est accepté par l’Opacif, l’employeur est tenu de verser à cet organisme : le montant de l’allocation de formation correspondant aux droits acquis par l’intéressé au titre du DIF; les
frais de formation calculés sur la base forfaitaire applicable aux contrats de professionnalisation, soit 9,15 € de l’heure.
3 DÉROULEMENT ET FINANCEMENT
L’action de formation doit-elle être réalisée sur le temps de travail ?
La loi pose en principe que la formation se déroule en dehors du temps de travail. Elle prévoit toutefois qu’une convention ou un accord collectif de branche ou d’entreprise peut prévoir que le
DIF s’exerce en partie pendant le temps de travail (C. trav., art. L. 6331-11).
→ À noter : certains accords de branche vont plus loin et prévoient la possibilité de suivre toute la formation en sur le temps de travail. Or, l’utilisation du DIF en totalité sur le
temps de travail semble exclue par la loi. Si elle est retenue par les accords, elle doit donc s’inscrire dans le cadre d’autres dispositifs comme le plan de formation (ex : secteur Syntec)
ou la période de professionnalisation (ex : secteur des HCR).
Quels sont les droits du salarié en formation ?
Pour déterminer les sommes auxquelles le salarié a droit pendant sa formation, il est nécessaire de distinguer selon que la formation est réalisée :
– pendant le temps de travail : dans ce cas, la rémunération du salarié est intégralement maintenue (C. trav., art. L. 6323-13) ;
– hors temps de travail : les heures ainsi accomplies donnent lieu au versement par l’employeur de l’allocation de formation(C. trav., art. L. 6323-14 et L. 6321-10) égale à
50 % du salaire horaire net de référence (sur ce calcul, v. C. trav., art. D. 6321-5 à D. 6321-8).
Les frais de formation sont à la charge de l’employeur, qu’il s’agisse des coûts pédagogiques, des transports, de la restauration et de l’hébergement. L’employeur peut selon la loi s’acquitter du
paiement de ces frais par l’utilisation d’un titre spécial de paiement émis par des entreprises spécialisées (C. trav., art. L. 6323-13). Mais ces titres attendus depuis 2004 et destinés à
simplifier les démarches n’ont jamais été mis en œuvre.
Par ailleurs, pendant la durée de la formation, le salarié bénéficie de la protection en matière d’accidents du travail et de maladies professionnelles(C. trav., art. L. 6323-15).
→ À noter : l’allocation de formation ne revêtant pas le caractère de rémunération, elle n’est pas soumise à cotisation sociale (C. trav., art. L. 6321-12). Elle est également
exclue de l’assiette de la CSG et de la CRDS (v. Bref social n° 14289 du 3 janvier 2005). Cependant, elle reste imposable au titre de l’impôt sur le revenu.
Ces dépenses sont-elles imputables et provisionnables ?
Le montant de l’allocation de formation versée au salarié ainsi que les frais de formation pris en charge sont imputables sur la participation au développement de la formation professionnelle (C.
trav., art. L. 6331-26, al. 2). L’imputabilité ne concerne toutefois que les entreprises d’au moins dix salariés qui peuvent gérer directement une partie de leur participation à la
formation.
Les entreprises de moins de dix salariés n’ont en effet pas la possibilité d’imputer sur le montant de leur participation les dépenses de formation qu’elles réalisent directement, notamment au
titre du DIF.
Par ailleurs, le Conseil national de la comptabilité (CNC) a décidé dans un avis n° 2004-F du 13 octobre 2004, que les entreprises ne pouvaient pas provisionner les droits acquis au
titre du DIF lorsqu’il y avait accord sur le choix de la formation. Cette possibilité n’est ouverte que dans deux situations :
– en cas de désaccord persistant sur le choix de la formation ;
– en cas de licenciement ou de démission.
Dans le premier cas, le passif doit être constaté dès l’accord de l’Opacif, dans le second, dès la demande de DIF avant la fin du préavis. Ainsi, ces situations ne sont pas rattachables à
l’activité future du salarié dans l’entreprise et ne correspondent pas à des décisions de gestion de l’employeur.
Un Opca peut-il prendre en charge ces dépenses ?
L’employeur a la possibilité de demander la prise en charge des dépenses qu’il a engagée pour mettre en œuvre le DIF auprès de l’Opca dont il dépend (C. trav., art. R. 6332-78 et
R. 6332-80). Le Code du travail prévoit la possibilité pour les Opca de prendre en charge les frais de formation en tout ou partie. Mais la prise en charge, selon le secteur concerné, sera
partielle ou totale. Elle pourra ne concerner que l’allocation de formation et la rémunération ou couvrir seulement les frais de formation lorsque l’action choisie rentre dans les priorités
fixées par la branche.
Tout ce qui n’est pas pris en charge par l’Opca reste à la charge de l’employeur.
Les droits à DIF sont-ils perdus en cas de rupture du contrat de travail ?
La loi « formation » du 24 novembre 2009 a introduit la possibilité d’utiliser le solde de DIF du salarié après la rupture de son contrat. Cette « portabilité des
droits » permet de mobiliser les heures de DIF acquises dans le cadre du préavis, d’une période de chômage, voire auprès d’un nouvel employeur.
Pour permettre au salarié de mettre en œuvre la portabilité de son DIF, l’employeur est tenu de l’informer de ses droits acquis :
– dans la lettre de licenciement(C. trav., art. L. 6323-19),
– sur le certificat de travail(C. trav., art. L. 6323-21), qui doit aussi mentionner l’Opca compétent pour financer la portabilité pendant une période de chômage.
Nous aborderons en détail la portabilité du DIF dans un prochain bulletin.
→ À noter : la portabilité ne s’applique pas en cas de départ à la retraite. En cas de démission, l’action de formation devra être engagée avant la fin du préavis. Notons aussi qu’en
cas d’adhésion à un contrat de sécurisation professionnelle, les droits à DIF sont valorisés pour financer les mesures d’accompagnement.
LE DIF DES TRAVAILLEURS TEMPORAIRES ET DES INTERMITTENTS DU SPECTACLE
Travailleurs temporaires : Un accord du 8 juillet 2004 étendu par arrêté du 28 décembre 2004 a reconduit le DIF spécifique à ce secteur institué par un précédent accord du
20 octobre 2000. Pour bénéficier du DIF, les salariés intérimaires doivent justifier, sur une période de 24 mois consécutifs, de 2 700 heures de travail temporaire, dont 2 100
heures dans l’entreprise de travail temporaire dans laquelle ils font leur demande. Par tranche de 2 700 heures travaillées, le salarié acquiert une durée maximale de 40 heures de formation,
dans la limite de 120 heures. L’initiative de la demande appartient au salarié mais suppose l’accord de l’employeur. Les actions de formation peuvent se dérouler hors temps de travail. L’ETT
pourra refuser les demandes dont l’objectif professionnel et d’emploi ne serait pas avéré. Le DIF est financé au titre du plan de formation.
Intermittents du spectacle : ils bénéficient du DIF en vertu d’un accord interbranche du 20 janvier 2006 et de son avenant du 30 juin 2006, étendus par arrêté du 9 février
2007. Ils peuvent acquérir des heures de formation et les cumuler dans la limite de 140 heures, la période de référence allant du 1er avril au 31 mars. L’acquisition de leurs droits se
fait par tranche de huit heures dès lors qu’ils ont travaillé un certain nombre de jours variables selon leur profession. Les demandes sont acceptées ou refusées par l’employeur selon les règles
de droit commun.
NÉGOCIATION ET CONSULTATION SUR LE DIF
La loi permet largement d’aménager et d’organiser le DIF par le biais de la négociation collective de branche ou d’entreprise. Il pourra être abordé dans le cadre de la négociation triennale de
branche ou de la négociation annuelle obligatoire d’entreprise, au titre de la formation professionnelle. Mais rien oblige à négocier spécifiquement sur le DIF. Par contre, l’employeur est tenu
de consulter le comité d’entreprise à propos du DIF. Cette consultation se déroule dans le cadre des deux réunions prévues pour le plan de formation. À cette occasion, l’employeur communique au
CE le bilan, pour l’année antérieure et l’année en cours, des conditions de mise en œuvre du DIF, ainsi que les prévisions pour l’année à venir. Sur la base de ces informations, le comité
d’entreprise émet un avis sur les conditions de mise en œuvre du dispositif.
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